Obecnie właściwie każde przedsiębiorstwo w Polsce ma obowiązek niszczenia określonych dokumentów. Szczególnie odnosi się to do akt, w których zawarte są dane osobowe – RODO wprowadziło konieczność stosownego przetwarzania takich informacji, w konsekwencji czego dokumenty należy niszczyć tak, aby niemożliwy był ponowny dostęp do danych. Takie obostrzenia mogą nastręczać przedsiębiorcom pewne trudności. Jak poradzić sobie ze stertami niepotrzebnych już akt? Czy wystarczy pociąć je na małe kawałki i wyrzucić do kosza? A co z elektronicznymi nośnikami danych, chyba wyczyszczenie ich i oddanie do punktu zbierającego elektrośmieci to dobra opcja? I wreszcie: czy te wszystkie samodzielne działania są bezpieczne?
Jak samodzielnie niszczyć dokumenty?
Odpowiedź na to pytanie jest prosta: bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi normami. Co to właściwie oznacza? Otóż jak wspomnieliśmy we wstępie, RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązek właściwego przetwarzania danych osobowych. Rozumie się przez to także niszczenie dokumentów, w których zawarto takie informacje. Żeby postępować zgodnie z zasadami RODO, akta należy zniszczyć tak, aby nie było możliwe ponowne odtworzenie danych osobowych. Rozporządzenie co prawda nie określa, w jaki sposób należy dokonywać utylizacji, jednak w Polsce przyjęto dla tych celów metodę mechaniczną niszczenia dokumentacji. Dodatkowo wielkość ścinka powstałego w procesie opisuje norma DIN 66399. Określa ona również stopnie zniszczenia, klasy bezpieczeństwa i poziomy tajności poszczególnych rodzajów dokumentów. Choć brzmi to poważnie, to w praktyce wydaje się to mało skomplikowane. Samodzielna utylizacja dokumentów polega bowiem najczęściej na niszczeniu dokumentów w niszczarce zgodnej z normą DIN 66399. Problem pojawia się wtedy, kiedy trzeba pozbyć się dużej ilości akt albo też zutylizować dokumentację znajdującą się na elektronicznych nośnikach danych.
Konsekwencje nieprawidłowego niszczenia dokumentów
Nieprawidłowo przeprowadzone samodzielne niszczenie dokumentów ma więcej negatywnych skutków, niż może się wydawać. Przede wszystkim mamy tu na myśli ryzyko wycieku danych. Ze źle zniszczonych akt (lub, co gorsza, wyrzuconych po prostu do kosza na śmieci) łatwo jest dotrzeć do zawartych na nich danych. Konsekwencje są ogromne: oprócz kar finansowych nałożonych za nieprzestrzeganie RODO to także straty wizerunkowe, po których bardzo trudno się podnieść. Przed podjęciem decyzji o samodzielnym niszczeniu dokumentów warto zatem rozważyć inne opcje, dzięki którym pozbędziesz się zbędnej dokumentacji, nie narażając się przy tym na niepożądane skutki.
Alternatywne rozwiązania
Znakomitą alternatywą, która sprawdzi się właściwie w każdym przedsiębiorstwie niezależnie od jego rozmiaru, jest zatrudnienie firmy outsourcingowej zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Specjaliści podpowiedzą, jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej działalności. Firmy tego typu mają bogatą ofertę, w której możesz wybrać opcję doraźnej utylizacji dokumentów (zamawiasz usługę raz na jakiś czas) bądź też zainwestować w cykliczne niszczenie akt (firma przyjeżdża po zbędne papiery zgodnie z ustalonym harmonogramem). Świetnym rozwiązaniem są także bezpieczne pojemniki na dokumenty czy szafki RODO, w których można składować niepotrzebne dokumenty. Ogromnym plusem skorzystania z firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację jest także możliwość zutylizowania elektronicznych nośników danych – teraz już wiesz, jak się ich pozbyć bez widma wycieku danych!
Źródło: Essi – Utylizacja dokumentów
